A. AMAÇ VE KAPSAM
Bu prosedürün amacı, Firmamızda kurulan ve uygulanan ISO 9001 : 2008 kalite yönetim sisteminin yeterliliğini, uygunluğunu ve etkinliğini tetkik etmek, sistemde oluşan uygunsuzlukları tespit ederek alınan önlemlerin uygulamalarda etkinliğini takip etmektedir.
Kalite Yönetim sistemi tetkiklerini, tetkikler sonrasında uygunsuzlukların rapor edilmesini, takip tetkikleri, ISO 9001: 2008 Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hizmet kalitesini etkileyen tüm birimlerin faaliyetleri ile ISO 9001 :2008 standardının 8.2.2 maddesini kapsar.
B. SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulattırılmasından Genel Müdür,
Soru listelerinin hazırlanmasından İç Tetkik Elemanları,
İç Tetkik planının hazırlanmasından ve yayınlanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi,
Tetkiklerin yapılması sırasında kendi bölümleri denetlenirken denetlenen , diğer bölümlerin tetkiklerinde ise tetkikçi olarak görev yapmaktan İç Tetkikçiler,
Tetkiklerin yapılması sırasında kendi bölümleri tetkik edilirken tetkik edilen tüm birim sorumluları sorumludurlar.
C. TANIMLAR
TETKİK : Kalite yönetim sisteminin standartlara uygun olarak kurulup kurulmadığı, firmamızda de uygulanıp uygulanmadığı konularının objektif delillerle ortaya konulabilmesi için bağımsız, tarafsız ve tetkik için gerekli bilgi ve beceriye sahip kişiler tarafından mevcut dokümanlar ve kalite kayıtları ile hizmetin incelenmesidir.
KALİTE PLANI : Verilecek hizmet için, girdi kontrolünden başlayıp hizmetin son kontrolü ve müşteriye sevkine kadar geçirmiş olduğu tüm aşamaları kontrol yöntemlerini , ilgili talimatları ve tutulması gerekli formları gösteren hizmete ait ana plandır.
D. UYGULAMA
1. Firmamız, Kalite Yönetim Sisteminin;
Tetkiklerin planlanması ve yerine getirilmesi, sonuçların rapor edilmesi, kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar “Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü” ve “Doküman Kontrolü Prosedürüne” göre gerçekleştirilmektedir.
Firmamızda yılda en az 1 kere kuruluş içi kalite tetkikleri yapılır. Soru listeleri İç tetkikçiler tarafından hazırlanır. Yıllık İç Tetkik Planı Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır.
Yıllık İç Tetkik Planı Genel Müdür tarafından onaylandıktan sonra tetkik edilecek bölümlerde Doküman Kontrolü Prosedürüne göre Doküman Dağıtım Listesi denetimden önce karşılığında dağıtılır.
Planın yayınlanmasından sonra tetkik tarihinde ortaya çıkan problemler tetkikçiler ve tetkik edilen bölüm sorumlularının beraber karar alacakları bir tarihe ertelenebilir. Ancak bu tarih planda belirtilen süreyi 15 günden fazla geçmemelidir
Yıllık iç tetkik planında hangi bölümün , ne zaman ve kimler tarafından tetkik edileceği belirtilir. İlk tetkik de tetkikçiler mutlaka soru listelerini hazırlar ve daha sonraki tetkiklerde gerek görülmezse hazırlanmayabilir.
Firma içinde, iç tetkikçi eğitimi almış olan kişiler tetkikçilik görevini üstlenirler. Her tetkikçi kendi bölümü dışındaki bölümlerde tetkik görevi alır. Firma içinde en az iki tetkikçi olmalıdır. Tetkikçiler kendi bölümlerini tetkik etmezler. Tetkiklerde geçmiş tetkiklerin , sonuçları da incelenir. Tetkikler proseslerin önemine göre planlanır.
Tetkikçiler yayınlanan plana uygun olarak tetkik edilecek bölümlere ait dokümantasyonu ( prosedür, talimat, kalite el kitabı, yetki ve sorumluluklar, standartlar ,önceki tetkik raporları vs )incelerler.
Tetkikler aşağıdaki şekilde tetkikçiler tarafından yerine getirilir :
Tetkik Plana ve soru listelerine uygun olarak yapılır. Tetkik sırasında ilgili bölümün sorumlusu veya onun görevlendireceği kişi hazır bulunur. Soru listeleri tetkikçileri bağlayıcı nitelikte değildir. Tetkikçiler tetkik sırasında sorular sorarak objektif deliller toplar ve bulunan uygunsuzlukların ‘’ uygunsuzluk raporuna ‘’ not ederler.
Ara toplantı : Tetkikçiler gerek görürlerse kendi aralarında tetkikin kritiğini yapmak üzere toplantı yapabilirler. Her tetkik sırasında ara toplantıların yapılıp yapılmaması kararı tetkikçilere bağlıdır.
Rapor hazırlanması : Tetkikçiler tetkikin bitmesinden sonra değerlendirme raporunu doldururlar. Tetkik edilen bölümün sorumlusu ile beraber varsa bulunan uygunsuzluklar hakkında konuşur ve Uygun Olmayan Hizmet Raporu doldururlar. Bu rapora bulunan uygunsuzluklar ile ilgili objektif deliller yazılır ve imzalanarak tetkik edilen bölümün sorumlusuna uygunsuzluğu gidermek üzere teslim ederler. Tetkik edilen bölümünün sorumlusu Düzeltici Faaliyeti ve eğer varsa itirazlarını belirtir. Uygunsuzluklar Uygun Olmayan Hizmet Raporuna yazılır. İç Tetkik değerlendirme raporunda da sadece uygunsuzluk tanımlanmaz, bölümde hata yoksa teşekkür amaçlı olarak da hazırlanır.
Kapanış toplantısı : Tetkikçiler ve tetkik edilen bölümün sorumlusu ile denetim değerlendirme raporu ve varsa Uygun Olmayan Hizmet Raporu karşılıklı olarak imzalar ve tetkik edilen bölüm sorumlusu eğer varsa itirazlarını belirtir. Uygunsuzluklar, Düzeltici Faaliyetin süresi hakkında görüşürler eğer takip tetkiki gerekiyorsa takip tetkikinin zamanına karar verilir ve Uygun Olmayan Hizmet Raporu işlenir. Tetkikçiler Uygun Olmayan Hizmet Raporu bir kopyasını da tetkik edilen bölümün sorumlusuna teslim ederler.
Tetkik tamamlandıktan sonra tetkikçiler , Uygun Olmayan Hizmet Raporu ve soru listelerini Kalite Yönetim Temsilcisine teslim ederler. Takip tetkiki sırasında tekrar Kalite Yönetim Temsilcisinden raporları ve soru listelerini alırlar.
Kalite Yönetim Temsilcisi tüm tetkikler tamamlandıktan sonra raporları inceler ve tetkikin tamamlandıktan sonraki 15 gün içinde Tetkik Değerlendirme Raporunu hazırlayarak üst yönetimi toplantıya davet eder. Yönetim sorumluluğu prosedürü üst yönetiminde katıldığı toplantıda bulunan uygunsuzluklar ve Düzeltici Faaliyetler konuşularak kalite sisteminin değerlendirmesi yapılır.
Tetkikler sonrasında ortaya çıkan uygunsuzluklar Düzeltici Faaliyet sınıfına dahil olmakla birlikte ayrıca bir düzeltici faaliyet numarası verilmez, uygunsuzlukların giderilmesi için başlatılan takip tetkikleri Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir ve ilgili bölüm sorumlusu tarafından belirlenen süre içerisinde tamamlanması için ara kontroller yapılır. Kalite Yönetim Temsilciliği ile ilgili uygunsuzluklar, tetkiki yapan ekip tarafından takip edilir. Kapatılamayan uygunsuzlukların kapatılması kararı Kalite Yönetim temsilcisi tarafından belirlenir. Uygunsuzluklarla ilgili alınan tedbirler doğrulanır.
Firmamızda yapılan tetkikler sonrası ortaya çıkan uygunsuzluklar iki gruba ayrılır:
1.MAJÖR UYGUNSUZLUK : Giderilmediği takdirde sistemde önemli hatalara neden olacak eksikliklerdir.( prosedür olmaması, uygulanmaması v.s. )
2.MİNÖR UYGUNSUZLUK : Bir kez gözlenmesi sisteme önemli zararlar vermeyen ve kısa süre içinde (bir kaç saat veya gün ) giderilebilecek , sürekli olmayan , prosedür veya talimat eksikliğini işaret etmeyen uygulama hatalarıdır.
E. REFERANSLAR
ISO 9001:2008 maddede 8.2.2
Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü............( PRSD.XX )
Yönetim Sorumluluğu Prosedürü.....................( PRSD.XX )
Doküman Kontrolü Prosedürü........................( PRSD.XX )
Hizmetin Sağlanması Prosedürü.....................(PRSD.XX)
F. EKLER
Düzeltici Faaliyet Formu.........................( FRM.XX )
Önleyici Faaliyet Formu...........................( FRM.XX )
Doküman Dağıtım Listesi ..........................(FRM.XX )
Yıllık İç Tetkik Planı............................( FRM.XX)
Tetkik Değerlendirme Raporu.......................( FRM.XX)
Uygun Olmayan Hizmet Raporu....................( FRM.XX)
İç Tetkik Soru Listesi............................(FRM.XX)