AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı ; Kuruluşumuzda ISO 9001 : 2008 Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde uygulanan ve dış kaynaklı dokümanları da kapsayan Kalite Yönetim Sistemi Dokümantasyonunun ; hazırlanması, onaylanması, yayınlanması ,dağıtımı, revizyonu , yürürlükten kalkanların iptali ve uygulanmasında takip edilecek kontrollü sistemin belirlenmesidir.

Kapsamı; Tüm Bölüm ve Birimlerin Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde uygulandıkları tüm dokümanlar, ISO 9001:2008 standardının 4.2.3 maddesini kapsar.

B. SORUMLULUKLAR

Bütün Bölüm ve Birim Sorumluları kendilerine ait dokümanları uygulamak ve takip etmekten ,Kalite Yönetim Temsilcisi dokümanların onaya hazır hale getirilmesinden, dağıtımından, revizyonunun organizasyonundan ve yürürlükten kalkanların toplanarak imhasından,

Onaya hazır hale getirilmiş olan dokümanları kontrol etmekten ve onaylamaktan Genel Müdür sorumludur.

C.TANIMLAR

---------------------------

D.UYGULAMA

1.DÖKÜMANLARIN HAZIRLANMASI

1.1.KALİTE EL KİTABI

1.1.1. Kalite El Kitabının hazırlanmasında ISO 9001 : 2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı baz alınmıştır.

1.1.2. Kalite El Kitabının hazırlanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.

1.2.PROSEDÜRLER

1.2.1. Bu prosedürün formatı diğer prosedürler için örnektir.

1.2.2. Revizyon Takip Formundan dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler takip edilir (her 20 revizyonda 1 liste arşive kaldırılır ve boş liste prosedüre iliştirilir ).

1.2.3. Prosedürde olması gereken bölüm başlıkları ve içerikleri aşağıda açıklanmıştır:

A.AMAÇ VE KAPSAM: Prosedürün hazırlanma amacının açık bir şekilde ifade edildiği prosedürün kapsadığı faaliyet ve / veya oluşumun ifade edildiği bölümdür.

B. SORUMLUKLAR: Prosedürün kapsadığı kişi ve / veya birimlerin ifade edildiği bölümdür.

C. TANIMLAR: Prosedürde geçen Kalite Yönetim Sistemi terminolojisi ile ilgili ; kelime ve kavramların tanımını içerir ya da tanımlanması gereken bir terim , deyim veya kısaltma olduğunda kullanılır.

D. UYGULAMA: Amaç kısmında belirtilen konunun işleyişinin açıklandığı bölümdür. Süreç yaklaşımı ile yazılmasına özen gösterilir . Kim , ne , nerede , nasıl , neyle ,ne zaman sorularının cevaplanmış olmasına özen gösterilir.

E.REFERANSLAR: Prosedürün hazırlanmasında kaynak gösterilen veya atıfta bulunulan prosedürler ve hukuki dokümanlar bu bölümde belirtilir. Kalite el kitabı referans gösterilmez.

F.EKLER: Prosedür içinde geçen ve atıfta bulunulan formlar yer alır

1.3.TALİMATLAR

Bir sürecin nasıl yapılacağının detaylı olarak tanımlanması gerekli olduğu durumlarda talimat yazılır. Doküman Kodlama Talimatı na göre kodlama yapılır. Talimatların dağıtıldığı birimler uygulamakla yükümlüdür. Talimatlar maddeler halinde açık dille anlatılır

1.4. FORMLAR

Kayıt tutulmasının zorunlu olduğu durumlarda aynı zamanda bir talimat anlamı taşıyan formlar oluşturulur. Formun üzerine form numarası –revizyon numarası –yayın tarihi yazılır. Herhangi bir formata bağlı kalınmaz

1.5.DIŞ KAYNAKLI DÖKÜMANLAR

Hizmet kalitesini etkileyen ve işin yapılması için gerekli dokümanlardır. Sektörle ilgili yayınlar , dış kaynaklı talimatlar, sözleşmeler, projeler, şartnameler, kitaplar, standartlar vb dokümanlardır.

1.6.DİĞER

Dokümanlara ( Dış Kaynaklı Dokümanları hariç ) Doküman Kodlama Talimatı’ na göre kod ve numara verilecektir.

2.DÖKÜMANLARIN KONTROLÜ

2.1.HAZIRLAMA VE ONAY

2.1.1. Kalite El Kitabı ; Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve Genel Müdür tarafından onaylanır.

2.1.2. Prosedürler, talimatlar Kalite Yönetim Temsilcisi ve / veya ilgili bölüm sorumluları tarafından hazırlanır ve Kalite Yönetim Temsilcisinin kontrolünden sonra Genel Müdür tarafından onaylanır.

2.1.3. Formlar ihtiyaç duyan birimler tarafından hazırlanır Kalite Yönetim Temsilcisi’nin form numarası vermesi ile yürürlüğe girer numaralandırılmış ve Genel Müdür onayını almış Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları Listesinde yer alan formlar onaylanmış demektir.

2.2.YAYIN

2.2.1. Hazırlanmış ve Genel Müdürün onayını almış dokümanlar yürürlüğe girmiş demektir.

2.3. GÖZDEN GEÇİRİLMESİ

2.3.1. Kalite Yönetim Temsilcisi altı ayda bir Kalite Sistemini gözden geçirerek gerekli görülmesi durumunda revizyon eder.

2.4. DAĞITIM

2.4.1. Genel Müdür tarafından onaylanan dokümanlar , Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından ıslak imzalı olarak muhafaza edilir.

2.4.2. Onaylanan dokümanlar çoğaltılarak her bir kopya sayfaya KONTROLLÜ KOPYA kaşesi basılır.

2.4.3. Hazırlanan dokümanlar Doküman Dağıtım Listesi ile imza karşılığı dağıtılır.

2.4.4. Orijinal kopyalar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından saklanır.

2.5.REVİZYON

2.5.1. Dokümanlarda yapılan herhangi bir değişiklikte tüm doküman revize edilir. Revizyon numarası bir arttırılır. Kalite El Kitabı sayfa esasına göre revize edilir ve Kalite El Kitabı revizyon tablosundan revizyonlar takip edilir.

2.5.2. Dokümanlarda yapılan değişikliklerin nedenleri Revizyon Takip Formlarında gösterilir. Kalite El Kitabında ki revizyonlar; Kalite El Kitabı revizyon tablosundan takip edilir.

2.5.3. Değiştirilen dokümanlar, Doküman Dağıtım Listesinde yer alan kişilere imza karşılığı dağıtılır ve eskileri toplanarak Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından yürürlükten kaldırılır.

2.5.4. Revizyon talebi tüm kişi ve bölümlerden Doküman / Revizyon Talep Formu ile Kalite Yönetim Temsilcisine gelir.

2.6.DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR

2.6.1. Dokümanlarda yapılan herhangi bir değişiklikte tüm doküman revize edilir. Revizyon numarası bir arttırılır. Kalite El Kitabı sayfa esasına göre revize edilir ve Kalite El Kitabı revizyon tablosundan revizyonlar takip edilir.

2.6.2. Dokümanlarda yapılan değişikliklerin nedenleri Revizyon Takip Formlarında gösterilir. Kalite El Kitabında ki revizyonlar; Kalite El Kitabı revizyon tablosundan takip edilir.

2.7.YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA

2.7.1. Yürürlükten kalkan dokümanın orijinal baskısına İPTAL kaşesi basılarak iptal dosyasında saklanır.

2.7.2. Kontrollü kopyalar ise Kalite Yönetim temsilcisi tarafından ilgili kişi yada bölümlerden toplandıktan sonra yırtılarak imha edilir.

2.8.FORMLAR

2.8.1. Formlar çoğaltılıp doldurulan dokümanlar oldukları için bunlara Kontrollü Kopya kaşesi basılmaz ve onay imzası taşımaz.

2.9.LİSTELER

2.9.1. Hazırlanan dokümanların son revizyonlarını gösteren Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları Listesi Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır ve güncel tutulur.

E. REFERANSLAR

ISO 9001 : 2008 standardı madde 4.2.3

Doküman Kodlama Talimatı .........................(TLM.XX)

F. EKLER

Revizyon Takip Formu..............................( FRM.XX )

Doküman Revizyon Talep Formu......................( FRM. XX)

Doküman Dağıtım Listesi...........................( FRM.XX)

Dış Kaynaklı Doküman Takip Listesi................( FRM. XX)

Kalite Yönetim Sistemi Dokümanları Listesi........( FRM. XX)